Длъжностна характеристика Деловодител

Длъжност ДЕЛОВОДИТЕЛ
Наименование              Деловодител	Код по НКПД   4415 2003
Структурно звено
Структурна единица
Териториално звено
Подчиненост, връзки и взаимодействия
Длъжността е подчинена на: Началник, административен отдел
Длъжността ръководи: няма подчинени
Място в структурата: Началник, административен отдел ДЕЛОВОДИТЕЛ
Цел на длъжността – Длъжността деловодител отговаря на потребностите от приемане, регистриране и съхранение на фирмената кореспонденция.
Основни взаимоотношения: Вътрешни Има служебни контакти с всички отдели на организацията. Външни Контактува с куриерски и пощенски служби.
Трудови задачи и задължения, характеризиращи съдържанието на длъжността
Задължения: 1.      Приема и регистрира входящата кореспонденция. 2.      Води отчетност за получената и изпращаната кореспонденция – ръчна в дневници и/или с компютър (добре организирана картотека). 3.      В съответствие с резолюциите организира и насочва предаването на документите за изпълнение. 4.      Обработва (регистрира, опакова, адресира) получената от отделите на организацията писма и документи, колетни пратки и ги предава за изпращане до адресатите. 5.      Води добре организирана картотека за преминалите през деловодството документи и осъществява контрол върху сроковете за тяхното изпълнение. 6.      Познава и спазва единната система на деловодната дейност и инструкциите за нейното прилагане. 7.      Спазва нормативните актове за водене и съхраняване на архивни документи. 8.      Стриктно спазва правилата за приемане и предаване на кореспонденцията и колетните пратки и признаците за класиране и подреждане на документите в деловодството. 9.      Създава справочна система за документите, която обезпечава удобно и бързо откриване. 10.  Следи сроковете за съхранение на съответните документи. Прави опис на тези, които се съхраняват по-дългосрочно и ги предава в архива. 11.  Умение за работа с програмни продукти, използвани при въвеждане и извеждане на документите. 12.  Поддържа работното си място чисто и подредено. 13.  Спазва всички задължения при изпълнение на възложената работа съгласно чл.126 от КТ. 14.  Спазва Правилника за вътрешния трудов ред на работодателя. 15.  Спазва фирмения стил на обличане и поддържа приличен външния си вид. 16.  Познава и спазва вътрешната нормативна уредба на фирмата – инструкциите за безопасна работа, критериите за добро обслужване, процедурите за ефективно осъществяване на деловодната дейност и други 17.  Повишава професионалната си квалификация. Отговорности: ü  точното систематизиране, съхраняване и подреждане на документите в делопроизводството; ü  спазване на конфиденциалност на поверителната информация и служебната тайна; ü  отговаря за правилното съхранение на документацията; ü  точно и в срок изпълнение на поставените задачи. Права: 1.      Взема самостоятелни решения в рамките на дадените му пълномощия. 2.      Прави предложения за подобряване организацията и ефективността на работата, която изпълнява 3.      Да изисква и получава информация, необходима за изпълнението на задълженията си. 4.      Следи за изтичане на сроковете и напомня на съответния служител за това. 5.      Не приема документи за изпращане, ако не са оформени и подписани съгласно инструкцията да деловодство. 6.      Предоставено работно място в работно помещение, отговарящо на санитарно-хигиените изисквания, както и оборудване и материали, осигуряващи нормални условия за изпълнение на задълженията.
Критерии за оценяване на трудовото представяне: ü  навреме предадени документи към адресатите; ü  липса на не получени документи до адресатите, по негова вина; ü  лесна за обслужване картотека; ü  чисто и подредено работно място; ü  дисциплина на работното място; ü  проява на необходимата инициативност; ü  работа в екип.
Профил на длъжността:
Постижения на изпълнителя: Вид и равнище на образованието: Средно образование. Професионален  опит:   Не се изисква. Специални умения: Специализации в областта деловодството, умения за работа в екип, умение за работа с програмни продукти, разработени за деловодна дейност. Владеене на чужди езици: не се изисква. Личностни изисквания към изпълнителя  и поведенчески характеристики: Самостоятелност, организираност, отговорност, инициативност, лоялност, емоционална устойчивост, честност. Други специфични изисквания: Умения за работа в екип. Умение за поемане на лична отговорност. Условия на труд и производствена среда: Работи в офис с обособено работно място. Специфични условия на труд: Ползва компютър. Режим на труд и почивка: Режимът на работа се определя в съответствие с Правилника за вътрешния трудов ред, приет във фирмата. Работно и униформено облекло, лични предпазни средства: Не ползва работно облекло. Битови придобивки и привилегии: Ползва всички битови придобивки и привилегии, приети в социалната програма на фирмата.
Система за работната заплата: Основно трудово възнаграждение и допълнително заплащане, прието на база вътрешнофирмената система за възнаграждение.
Общи и заключителни разпоредби: Изменения и допълнения в настоящата длъжностна характеристика се извършва по реда на нейното утвърждаване
Длъжностната характеристика е ИЗГОТВИЛ:                      ПРОВЕРИЛ:                              УТВЪРДИЛ: /....................../                   /...................../                     /..................../ (подпис, дата)                       (подпис, дата)                        (подпис, дата)
Получих длъжностната си характеристика и съм запознат с нея. ........................................................................................................................... (трите имена) .................................................. (подпис, дата)